Пропал сотрудник: что делать работодателю в 2026 году

Пропал сотрудник: что делать бухгалтеру и кадровику

Если пропал сотрудник, у работодателя сразу три задачи: правильно отразить неявку в учёте, собрать доказательства и не нарушить порядок увольнения. Спешка здесь вредна: увольнение «задним числом» или без запроса объяснений суд почти всегда отменяет. Медлить тоже нельзя, потому что срок для дисциплинарного взыскания ограничен. Ниже — пошаговый алгоритм, нормы ТК РФ и готовые образцы документов.

Работник не выходит на работу: первые действия

День 1: зафиксировать отсутствие

Если работника нет на месте больше 4 часов подряд, составьте акт об отсутствии на рабочем месте. Его подписывают непосредственный руководитель и ещё 1–2 сотрудника.

Порядок составления акта ТК РФ не регулирует, но без документов, подтверждающих отсутствие, доказать прогул в суде будет сложно. Ежедневные акты удобнее защищать в суде, однако допустим и сводный акт за период — например, за неделю, если в нём достоверно перечислены все даты отсутствия.

День 1–2: попытаться связаться

• Позвоните по всем телефонам из личного дела. Звонки зафиксируйте в служебной записке: дата, время, результат.
• Напишите на e-mail и в мессенджер, если эти каналы указаны в трудовом договоре.
• Свяжитесь с контактным лицом, если работник его оставлял.
• Направьте письменный запрос объяснений по почте.

Запросы в медучреждения и полицию

Это не обязанность, а дополнительная страховка. Работодатель вправе обратиться в полицию с заявлением о розыске, если есть основания опасаться за жизнь работника. Талон о приёме заявления пригодится как доказательство добросовестности.

Сведения о болезни медучреждения третьим лицам не раскрывают из-за врачебной тайны, поэтому такой запрос, скорее всего, будет формальным.

Начислять ли зарплату, если пропал сотрудник

Зарплата начисляется за отработанное время (ст. 129, 132 ТК РФ). За дни неявки начислять её не нужно. За дни, отработанные до исчезновения, зарплату начисляют в обычном порядке и в срок (ст. 136 ТК РФ).

Коды в табеле: «НН» или «ПР»

Коды взяты из унифицированных форм Т-12 и Т-13 (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). С 2013 года эти формы не обязательны, но код «НН» удобен как временная отметка. После выяснения причины табель корректируют.

Как неявка влияет на расчёты

Средний заработок. Неоплаченные дни прогула из расчётного периода не исключаются: их нет в перечне п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Фактическое начисление за период просто уменьшается.

Отпускной стаж. Время отсутствия без уважительных причин в стаж для ежегодного отпуска не включается (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). Рабочий год сдвигается.

Больничный. Если работник принесёт ЭЛН, дни болезни оплачиваются по общим правилам, и код меняют на «Б».

Длительное отсутствие работника: какие документы оформить

Как отправить запрос объяснений

ТК РФ не устанавливает способ отправки. Безопасный вариант — ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес регистрации и фактического проживания. Если в компании введён кадровый ЭДО и работник дал на него согласие, уведомление можно направить и через систему (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Бумажное письмо всё равно лучше продублировать.

Два рабочих дня на объяснения отсчитывают со дня получения письма. Если письмо вернулось, можно ориентироваться на правило ст. 165.1 ГК РФ: сообщение считается доставленным, если адресат по своей вине его не получил.

При этом единой позиции Верховного Суда РФ о прямом применении ст. 165.1 ГК РФ к требованию о даче объяснений по ст. 193 ТК РФ нет. Часть судов считает, что направление письма по известным адресам и его возврат сами по себе исполняют обязанность работодателя; другие суды требуют доказательств фактического вручения. Поэтому надёжнее направить письмо по всем известным адресам, сохранить квитанцию, опись и конверт, а при длительном отсутствии — обратиться в полицию и не увольнять за прогул до появления работника либо получения достоверных сведений о причинах неявки.

Как уволить работника, который не выходит на работу

Закон предусматривает два реальных пути: увольнение за прогул либо увольнение после признания работника безвестно отсутствующим. Отдельного основания для автоматического увольнения «пропавшего» сотрудника по собственному желанию в ТК РФ нет.

При увольнении за прогул работодатель должен доказать и сам факт отсутствия, и неуважительность его причин, а также соблюсти ст. 193 ТК РФ. До получения объяснений либо достоверных данных о неуважительности причин увольнять работника рискованно.

Увольнение за прогул

Порядок такой: акты, запрос объяснений, акт о непредоставлении объяснений через 2 рабочих дня, приказ, ознакомление с приказом в течение 3 рабочих дней (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Если работника нет, ознакомить его невозможно. Составьте акт и отправьте копию приказа почтой.

Главная сложность — дата увольнения и месячный срок. При длительном прогуле днём увольнения указывают последний день фактической работы, то есть день, предшествующий первому дню прогула. Это следует из ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ: днём прекращения трудового договора является последний день работы работника.

Месячный срок для применения взыскания исчисляют не с первого дня отсутствия, а со дня, когда у работодателя появились основания считать отсутствие виновным. При длящемся прогуле его обычно считают от последнего дня прогула, за который затребованы объяснения.

Отмена увольнения, если работник докажет уважительную причину

Если работник появится и представит доказательства уважительной причины отсутствия — например, больничный, документы о задержании, аварии, тяжёлой болезни родственника, — увольнение за прогул могут признать незаконным. Работника восстановят на работе, а работодателю придётся оплатить время вынужденного прогула.

Поэтому до издания приказа важно оценить все имеющиеся сведения и не увольнять при сомнениях в уважительности причин.

Когда увольнять нельзя или нужно подождать

• Болезнь. Увольнять по инициативе работодателя в период нетрудоспособности запрещено (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
• Задержание или арест. Причина отсутствия уважительная. Договор прекращают только после вступления в силу приговора, который исключает продолжение работы (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
• Мобилизация или контракт с Минобороны. Действие трудового договора приостанавливается (ст. 351.7 ТК РФ). Увольнять нельзя.
• Гибель или смерть. Договор прекращается по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ на основании свидетельства о смерти.

Документы, которые нужно выдать работнику

Трудовая книжка. Если в день увольнения работника нет, направьте уведомление с предложением явиться за книжкой или согласиться на её отправку почтой. С даты отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Работнику, который выбрал электронную книжку, их выдают в день увольнения (ст. 66.1 ТК РФ). Если работника нет, отправьте их заказным письмом.

Расчётный листок при окончательном расчёте (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Его можно приложить к письму.

Справки — о заработке за два года, сведения по форме ЕФС-1 и персонифицированные сведения — выдают в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если работник не пришёл, их хранят в личном деле и выдают по запросу.

Если забирать документы некому, книжку хранят в организации до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 50 лет для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет — для более ранних. Это предусмотрено примечанием 1 к статье 449 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: подлинные личные документы, включая трудовые книжки, хранятся до востребования, а невостребованные работниками — 50/75 лет.

Как доказать добросовестность работодателя

Суд оценивает одно: сделал ли работодатель всё разумное, чтобы выяснить причины. Соберите такой пакет:

• ежедневные акты и табель;
• описи вложений, почтовые квитанции, уведомления о вручении или конверты, вернувшиеся «за истечением срока хранения»;
• распечатки звонков и переписки, служебные записки;
• талон-уведомление из полиции, если обращались;
• приказ и акт о невозможности ознакомить с ним работника.

Документы по личному составу храните в течение 50 лет, а документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, — 75 лет (приказ Росархива № 236). Переписку и конверты подшейте в личное дело.

Неочевидные вопросы

Окончательный расчёт и невостребованная зарплата

Расчёт производят в день увольнения. Если работник в этот день не работал, суммы выплачивают не позднее следующего дня после того, как он предъявит требование (ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Невыплаченные суммы депонируют. Если зарплата перечисляется на карту, переводите её в день увольнения.

НДФЛ и страховые взносы

Страховые взносы начисляют в месяце начисления выплаты, независимо от того, выплачена она или нет (ст. 424 НК РФ).

НДФЛ удерживают при фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если до конца года удержать налог невозможно, до 25 февраля следующего года сообщите об этом в ИФНС и работнику (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Компенсацию за неиспользованный отпуск начисляют при любом основании увольнения (ст. 127 ТК РФ). Дни прогула при этом исключают из отпускного стажа.

Отчётность

ЕФС-1, подраздел 1.1. Сведения об увольнении подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

6-НДФЛ. Начисленные, но не выплаченные суммы отражают по общим правилам.

Работник вернулся и оспаривает увольнение

Для иска о восстановлении на работе даётся 1 месяц со дня вручения копии приказа или выдачи трудовой книжки либо СТД-Р (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Если бумаги отправлены почтой, срок исчисляется с даты получения. Поэтому важно сохранить уведомление о вручении.

Смерть работника

Зарплату, которая причиталась умершему работнику, выплачивают членам семьи или иждивенцам не позднее недели со дня подачи документов (ст. 141 ТК РФ).

Если работодатель — ИП

Кто подписывает акты. Если у ИП 1–2 работника, акт подписывает сам предприниматель. Свидетелями могут стать бухгалтер на аутсорсе, сотрудник арендодателя или соседнего офиса. ТК РФ требований к составу свидетелей не предъявляет. Чем больше подписей независимых лиц, тем устойчивее акт в суде.

Печать. Не обязательна. Достаточно подписи ИП, его ФИО и ОГРНИП.

Ответственность. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ штраф для ИП составляет 1 000–5 000 руб., по ч. 6 (за невыплату зарплаты) — тоже 1 000–5 000 руб. За первое нарушение малому бизнесу штраф могут заменить предупреждением (ст. 4.1.1 КоАП РФ). Чтобы избежать санкций, отправляйте уведомления вовремя и не задерживайте расчёт.

ЕФС-1 и 6-НДФЛ. Правила те же, что для организаций. За непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений в подразделе 1.1 ЕФС-1 предусмотрен штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо по ст. 17 Закона № 27-ФЗ. Если работодатель, обязанный сдавать отчётность электронно, представит её на бумаге, штраф составит 1 000 руб.

Закрытие ИП. Если пропавший сотрудник числится в штате, увольте его по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Сроки предупреждения и размер выходного пособия у ИП определяются трудовым договором (ст. 307 ТК РФ). Уведомление отправьте почтой.

Службу занятости уведомьте не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий; при возможном массовом увольнении — не позднее чем за три месяца (п. 4 ч. 1 ст. 22 Закона № 565-ФЗ). Об изменении или отмене решения сведения подают в течение трёх рабочих дней.

Кадровые документы после закрытия ИП нужно передать на хранение в государственный или муниципальный архив по месту прежней деятельности предпринимателя. Документы формируют в дела, нумеруют листы, составляют опись и передают по акту. Порядок определён Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и Перечнем № 236. Если наёмных работников не было, отдельная обязанность сдавать кадровые документы в архив отсутствует.

ПСН и УСН. Порядок оформления неявки и расчёта от режима не зависит. При ПСН проверьте региональные условия применения патента и лимит численности работников: пропавший сотрудник учитывается в численности, пока его не уволят.

☑️ Чек-лист для бухгалтера и кадровика

1. В первый день составить акт об отсутствии на рабочем месте.
2. Поставить в табеле «НН».
3. Позвонить работнику и написать ему, зафиксировать попытки в служебной записке.
4. Отправить требование объяснений ценным письмом с описью.
5. Продолжать составлять ежедневные акты.
6. Через 2 рабочих дня после получения письма составить акт о непредоставлении объяснений.
7. Выбрать основание увольнения и проверить месячный срок.
8. Издать приказ и составить акт о невозможности ознакомления.
9. Отправить уведомление о трудовой книжке или СТД-Р.
10. Произвести окончательный расчёт, начислить взносы, депонировать невыплаченное.
11. Подать ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа.
12. Подшить все конверты и квитанции в личное дело.

Частые вопросы

⁉️ Можно ли уволить за прогул сразу после первого дня неявки?
Нет. Сначала нужно запросить объяснения и выждать 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).

⁉️ Нужно ли платить пропавшему сотруднику зарплату?
Только за отработанное время. Дни неявки не оплачиваются.

⁉️ Что делать, если письмо вернулось?
Сохраните конверт нераспечатанным. Это доказательство того, что работодатель пытался связаться с работником. Но одного возврата письма недостаточно: соберите максимум доказательств попыток поиска и не увольняйте при сомнениях.

⁉️ Можно ли уволить человека, если он пропал и есть подозрение, что с ним что-то случилось?
Лучше не торопиться. Обратитесь в полицию. При длительном отсутствии договор прекращают по решению суда (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

⁉️ Сколько хранить невостребованную трудовую книжку?
50 лет, если документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет — если раньше. Основание — примечание 1 к статье 449 Перечня Росархива № 236.

Вывод

Когда пропал сотрудник, порядок важнее скорости. Фиксируйте каждый день, отправляйте письма так, чтобы оставался след, и выбирайте основание увольнения по фактам. Сомнения трактуйте в пользу работника: такие увольнения суды отменяют при нарушенной процедуре или недоказанной неуважительности причин отсутствия.