Ведение воинского учета в организации в 2026 году: образцы документов

Воинский учет в организации в 2026 году: чек-лист от приказа до отчетов в военкомат

Воинский учет — не «привилегия» оборонных предприятий. Обязанность вести его возложена на все организации независимо от формы собственности, численности персонала и наличия военнообязанных в штате (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ «Об обороне», п. 7 Положения о воинском учете).

Индивидуальные предприниматели воинский учет не ведут — Положение № 719 адресовано организациям. А вот ООО с одним директором-военнообязанным вести учет обязано.

За последние два года требования заметно ужесточились: выросли штрафы, срок давности по «военно-учетным» составам увеличен до 3 лет, заработал Единый реестр воинского учета. Разберем ведение воинского учета в организации в 2026 году по шагам.

Шаг 1. Определите, сколько людей нужно на этот участок

Нормативы закреплены в п. 12 Положения № 719 и зависят от числа состоящих на воинском учете работников:

Если работников по воинскому учету двое и больше, они объединяются в отдельное подразделение — военно-учетный стол.

В малом бизнесе участок обычно передают кадровику или бухгалтеру. Важно: обязанности должны быть закреплены документально — приказом и (или) должностной инструкцией, иначе при проверке военкомат зафиксирует, что учет не организован.

Шаг 2. Издайте приказ и утвердите план работы

Базовый документ — приказ об организации воинского учета в организации (при наличии мобилизационного задания название документа будет чуть длиннее — "... и бронирования граждан, пребывающих в запасе").

Что учесть:

• приказ издается ежегодно, как правило до декабря на следующий календарный год (дату издания приказа лучше согласовать с военкоматом);
• в нем назначается ответственный работник и лицо, замещающее его на период отпуска и болезни (участок не должен «зависать»);
• проект приказа рекомендуется согласовать с военным комиссариатом по месту регистрации организации — такой порядок предусмотрен Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генштабом ВС РФ;
• копия подписанного приказа направляется в военкомат.

⚠️Примечание. Положение о воинском учете (постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719) требует, чтобы работники, осуществляющие воинский учет, назначались приказом руководителя организации, но периодичность издания приказа не устанавливает. Требование переиздавать приказ ежегодно вытекает из Методических рекомендаций Генштаба ВС РФ, где приведен образец приказа на конкретный календарный год, и из того, что план работы по воинскому учету составляется на год. Методические рекомендации не являются нормативным правовым актом, однако военкоматы руководствуются ими при проверках. Поэтому на практике приказ издают ежегодно — как правило, в декабре на следующий календарный год, одновременно с утверждением плана работы.

Второй обязательный документ — план работы по ведению воинского учета и бронирования на календарный год, который также согласовывается с военкоматом и утверждается руководителем.

⚠️ Практический нюанс: приказ и план — первое, что запрашивает проверяющий. Отсутствие согласования с военкоматом формально не штрафуется, но в акте проверки почти всегда фиксируется как нарушение порядка организации учета.

Шаг 3. Соберите комплект документов

Минимальный набор для любой организации:

1. Приказ об организации воинского учета (ежегодный) с прописанными функциональными обязанностями ответственного работника.

2. План работы по воинскому учету и бронированию.

3. Карточки граждан, подлежащих воинскому учету, по форме № 10 — они заменили раздел II формы Т-2. Форма и порядок заполнения — Инструкция, утвержденная приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700.

4. Картотека карточек формы № 10 (раскладка по алфавиту и категориям: офицеры запаса, солдаты/сержанты, призывники, женщины с ВУС).

5. Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования.

6. Расписки о приеме документов воинского учета от граждан.

7. Отдельное дело (номенклатурная папка) по вопросам воинского учета: переписка с военкоматом, отчеты, акты проверок.

8. Справочная информация для работников (стенд или памятка) — об обязанностях граждан по воинскому учету.

9. Карточка учета организации по форме № 18 — представляется в военкомат при постановке организации на учет и при изменении сведений о ней.

Справочная информация по воинскому учету — памятка об обязанностях граждан и ответственности за их неисполнение. Обязанность разъяснять эти вопросы и информировать работников закреплена в Положении о воинском учете (постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Конкретная форма законом не установлена: требование о наличии «справочной информации» содержится в Методических рекомендациях Генштаба ВС РФ, которые не являются нормативным правовым актом, но применяются военкоматами при проверках. На практике оформляют стенд (информационный уголок), а ознакомление работников с памяткой фиксируют под подпись — это подтверждает исполнение нормы Положения № 719.

✅ Актуальные формы документов по воинскому учету в формате Word уже доступны в наших каналах в Телеграме и Максе - заходите и скачивайте!

Организации, которым установлено мобилизационное задание или которые отнесены к категориям, определяемым в соответствии с Федеральным законом от 26.02.1997 № 31-ФЗ, дополнительно ведут бронирование и сдают отчет по форме № 6 о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе.

Шаг 4. Встаньте на учет и уведомьте нужные органы

• Военный комиссариат по месту нахождения организации: постановка на учет, представление карточки формы № 18, копии приказа и плана, сведений об ответственном работнике.
• Комиссия по бронированию при местной администрации (муниципалитете) — если организация занимается бронированием.
• При создании, реорганизации, ликвидации, смене адреса или наименования — уведомляется военкомат, поскольку меняются сведения карточки учета организации.

Шаг 5. Что и когда сдавать: сроки, которые нельзя пропускать

Ключевые сроки установлены п. 30 и 32 Положения № 719 (сверяйте по действующей редакции — норма правилась несколько раз).

Проверки со стороны военкоматов: организации с числом работников свыше 500 человек проверяются ежегодно, остальные — не реже одного раза в три года.

Где брать образцы документов

Единого «пакета шаблонов» в законе нет: формы разбросаны по нескольким актам. Воинский учет в организации: образцы документов ищите здесь:

✅ Актуальные формы документов по воинскому учету в формате Word уже доступны в наших каналах в Телеграме и Максе - заходите и скачивайте!

Формы, приведенные в Методических рекомендациях, носят рекомендательный характер — их можно адаптировать под структуру компании, но реквизитный состав менять нельзя.

⚠️ Совет: перед скачиванием любого шаблона из интернета сверьте его с приказом Минобороны № 700 — в сети до сих пор гуляют карточки Т-2 и формы, отмененные приказом № 495.

Единый реестр воинского учета и электронные повестки

С 2025 года функционирует Единый реестр сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету (реестр воинского учета) и реестр повесток — правовая основа: ст. 8.2 Федерального закона № 53-ФЗ и постановление Правительства РФ от 19.04.2024 № 506.

Что это меняет для работодателя:

• сведения о работниках постепенно переводятся в электронный формат — взаимодействие с военкоматом осуществляется как в бумажном виде, так и через личный кабинет организации;
• повестка, размещенная в реестре повесток, считается врученной по истечении 7 дней с даты размещения — даже если работник ее не открывал;
• работник может увидеть свои данные и получить выписку через личный кабинет на Госуслугах (нужна подтвержденная учетная запись);
• обязанность работодателя оповещать о вызове по повестке и обеспечивать возможность явки сохраняется в полном объеме. Если повестка «электронная», отслеживать ее — задача гражданина, но требование о беспрепятственном отпуске работника в военкомат остается на компании.

Неочевидные вопросы, на которых чаще всего спотыкаются

🔸Работник принят без военного билета. Отказать в приеме нельзя. Документы воинского учета входят в перечень ст. 65 ТК РФ, но их отсутствие не является основанием для отказа. Правильный алгоритм: принять на работу и в течение 3 рабочих дней направить сведения в военкомат, вручив работнику направление.

🔸Совместители. Согласно Методическим рекомендациям воинский учет ведется по основному месту работы — по внешним совместителям карточки формы № 10 не ведутся. Позицию лучше зафиксировать в локальном документе.

🔸Исполнители по договорам ГПХ. Воинский учет не ведется: нет трудовых отношений.

🔸Дистанционные работники. Учет ведется в общем порядке, сведения подаются в военкомат по месту жительства (пребывания) работника, а не по адресу офиса.

🔸Женщины. Подлежат воинскому учету только при наличии военно-учетной специальности из перечня, приведенного в приложении к Положению № 719 (медицина, связь, вычислительная техника, картография и др.).

🔸Иностранные граждане. На воинском учете не состоят. Но работник, получивший гражданство РФ, обязан встать на учет — а работодатель обязан передать о нем сведения.

🔸Возраст снятия с учета. Предельный возраст пребывания в запасе повышен Федеральным законом от 04.08.2023 № 439-ФЗ (с переходными положениями), призывной возраст — 18–30 лет. Снимать сотрудника с учета «по старой памяти в 27 лет» нельзя: солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы числятся в запасе до 55 лет, младшие офицеры — до 60 лет, майоры, капитаны 3 ранга, подполковники, капитаны 2 ранга — до 65 лет.

🔸Согласие на обработку персональных данных для передачи сведений в военкомат не требуется: обработка необходима для исполнения обязанности, возложенной законом (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

🔸Бухгалтерский нюанс. За время исполнения обязанностей, связанных с воинским учетом, призывом или военными сборами, работнику сохраняется место работы, а расходы организации возмещаются за счет средств федерального бюджета в порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 01.12.2004 № 704. Возмещение производится по заявлению организации через военкомат — компенсацию нужно запрашивать, автоматически она не поступает.

Ответственность: суммы, которые мотивируют

Штрафы по главе 21 КоАП РФ существенно выросли с 1 октября 2023 года (Федеральный закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ):

• ст. 21.1 — непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет: должностным лицам 40 000–50 000 ₽;
• ст. 21.2 — неоповещение о вызове по повестке, необеспечение возможности своевременной явки: должностным лицам 40 000–50 000 ₽, организации — 350 000–400 000 ₽;
• ст. 21.3 — несвоевременное представление сведений об изменениях: должностным лицам 40 000–50 000 ₽;
• ст. 21.4 — несообщение сведений о гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете: должностным лицам 40 000–50 000 ₽.

Срок давности привлечения к ответственности по этим составам — 3 года (ст. 4.5 КоАП РФ). То есть, к примеру, проверка 2026 года законно «достанет» нарушения 2023-го.

Чек-лист на 2026 год

• ☑️ издан приказ об организации воинского учета на 2026 год, назначены ответственный и его заместитель;
• ☑️ план работы на год согласован с военкоматом и утвержден;
• ☑️ карточки формы № 10 заведены на всех военнообязанных, картотека упорядочена;
• ☑️ проведена сверка с документами работников и с военкоматом, результат зафиксирован;
• ☑️ сведения о приеме и увольнении уходят в военкомат в 5-дневный срок (заведите контрольный журнал или напоминание в HR-системе);
• ☑️ сентябрьские и октябрьские списки подростков сданы;
• ☑️ карточка формы № 18 актуальна, изменения об организации переданы;
• ☑️ справочная информация для работников или стенд с информацией по воинскому учету оформлен;
• ☑️ уточнен порядок подключения к электронному взаимодействию через реестр воинского учета.

Помните, настроенный один раз процесс отнимает несколько часов в квартал. Не настроенный — обходится в шестизначные суммы штрафов и репутационные риски при проверке.

✅ Актуальные формы документов по воинскому учету в формате Word уже доступны в наших каналах в Телеграме и Максе - заходите и скачивайте!