До 17 декабря, то есть, не позднее чем за 2 недели до нового года работодатели должны утвердить график отпусков на 2025 год. Раньше можно, позже — нет. Причем если в организации действует профсоюз, то график надо еще и с ним согласовать, и на это тоже нужно заложить 5 рабочих дней. Если графика не будет вовремя, то организация может попасть на штраф от 30 до 50 тысяч рублей, а ИП -от 1 до 5 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Роструд придерживается мнения, что в графике отпусков лучше указать всех сотрудников, в том числе совместителей, тех, кто работает по срочному трудовому договору, и даже тех, кто в стадии увольнения. Что касается мобилизованных, то Роструд считает, что их не нужно включать в график отпусков, так как » действие трудового договора с мобилизованными работниками приостановлено».
Учитывать или нет пожелания сотрудников по поводу будущего отпуска — прерогатива работодателя, считает Минтруд. При этом есть льготные категории сотрудников, которые могут выбирать дату отпуска. Это, например, несовершеннолетние, женщины перед декретным отпуском, родители, которые воспитывают несовершеннолетнего ребенка-инвалида и др. Совместители имеют право взять отпуск в те же сроки, что и по основному месту работы. А жены военных в то же время, что и их супруг.
Отпуск должен быть предоставлен в полном объеме или поделен на части по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.
Указывать в графике точную дату его начала или только месяц — вопрос дискуссионный. Так, Минтруд склоняется к тому, что в графике достаточно указать только месяц отпуска, а Роструд за конкретику и, чтобы в последствие не возникло разногласий, призывает указывать в бланке точные даты его начала.
Обычно при составлении графика отпусков используют унифицированную форму Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Но если она не устраивает, можно разработать свою форму и утвердить локальным нормативным актом. С утвержденным графиком нужно ознакомить сотрудников под подпись. Стандартного утвержденного бланка для ознакомления с графиком нет — работодатель может проявить фантазию в составлении этой бумаги. Также не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом сотрудника.
