С 1 марта 2023 года электронные кадровые документы, которые не дублируются в бумажном виде, должны быть оформлены по единым требованиям. Требования к составу и форматам такой документации утверждены приказом Минтруда № 578н “Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе” от 20.09.2022 г.
Электронный документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, должен состоять из следующий частей:
- основная часть электронного документа, связанного с работой,
- приложения к основной части электронного документа, связанного с работой (если приложения вообще есть),
- электронная подпись (опять же при наличии электронной подписи),
- машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа, связанного с работой,
- описание электронного документа, связанного с работой.
Основная часть электронного документа, как и приложения к нему, должны иметь название, соответствующее шаблону.
Основная часть электронного документа должна быть в формате pdf, а файлы приложений к основной части должны быть представлены в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.
Описание электронного документа, связанного с работой, должно быть сформировано в структурированном виде, в отдельном файле формата XML. Описание электронного документа, связанного с работой, в отдельном файле в XML-формате размещается на сайте Минтруда.
Переходить на кадровый электронный документооборот или нет — решение за руководителем. Но если такое решение было принято, оно должно быть узаконено соответствующими локальными нормативными актами. Впоследствии для электронного кадрового документооборота может использоваться как платформа «работа в России», так и информационные системы электронного кадрового документооборота компании.
